Offre d'emploi

Description :

CONTEXTE
Un emploi dans le secteur public dans le domaine de la santé, c’est avoir l’envie de servir et apporter vos compétences pour le bien de la population. Avec ses 16?000 employés, la grande famille du CISSS de la Montérégie-Est est le plus grand employeur de la région et a cette mission à cœur en étant une organisation qui encourage l’engagement, la collaboration, et le bien-être de ses employés. Vous y trouverez une équipe, de futurs collègues et amis ainsi que des opportunités d’emploi stimulantes et des possibilités d’évolution et de carrière.

Actuellement, le CISSS de la Montérégie-Est recrute pour un poste de technicienne en administration-Soutien à la gouvernance pour la Direction qualité, évaluation, performance et éthique à Longueuil.

LIBELLÉ
Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l’approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l’analyse de données. Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction. Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé. Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d’études collégiales en techniques administratives.

SOMMAIRE DE LA FONCTION GÉNÉRALE
Sous l’autorité du directeur DQEPE, la personne assiste ce dernier dans l’accomplissement de son mandat. Principale collaboratrice du supérieur immédiat, elle le soutient dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa direction et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers. Elle assiste son supérieur immédiat dans ses fonctions administratives de gestion et participe à la planification, à l’organisation, à la coordination et à l’évaluation de certaines activités de la direction. Elle agit au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES
- Analyse et classement des courriels et du courrier de son supérieur immédiat et assure le suivi si nécessaire selon son bon jugement?;
- Prend les appels téléphoniques, gère la boîte vocale, répond aux demandes d’informations et reçoit les clients du supérieur immédiat et/ou de la direction?;
- Gère l’agenda du supérieur immédiat, convoque et planifie les réunions/rencontres/formations (internes et externes) en fonction des priorités et des échéanciers fixés?;
- Fournit elle-même réponse à certaines questions de sa compétence et prépare la synthèse des problèmes complexes relevant de sa responsabilité?;
- Assure en continu la priorisation des dossiers (urgences, imprévus et échéanciers) et fait le lien avec son supérieur immédiat en temps opportun?;
- Conçoit et rédige tous les travaux reliés au traitement de textes (note de service, correspondance, rapports, politiques et procédures, devis de service, organigrammes, etc.) pour son supérieur immédiat et les gestionnaires de sa direction?;
- Est responsable du fonctionnement administratif de la direction?; maîtrise les politiques et procédures administratives, notamment celles liées aux approvisionnements, aux finances, à la gestion des ressources humaines, et informationnelles?;
- Participe au processus d’embauche, d’accueil et d’intégration du personnel administratif de la direction, a la responsabilité fonctionnelle du personnel qui œuvre dans des fonctions de secrétariat au sein de la direction, collabore à l’appréciation de leur contribution, anime des rencontres de codéveloppement entre ces derniers et planifie leurs couvertures de vacances?;
- Assure la collecte de données des indicateurs de performance, fait une préanalyse de ceux-ci et assure les suivis requis avec l’équipe de la direction de la qualité, évaluation, performance et éthique?;
- Est responsable de l’organisation du classement physique et numérique de sa direction?;
- Est super utilisateur des outils informatiques (soutien à la direction dans le développement des outils standardisés et soutien au développement des compétences du personnel administratif de sa direction)?;
- Participe activement à la planification et à l’organisation des comités de sa direction et y assiste afin de rédiger les comptes rendus lorsque requis?;
- Assure le respect des échéanciers déterminés par le comité de sa direction, ainsi que ceux du comité de direction et du Conseil d’administration de l’établissement?;
- Planifie, organise et coordonne les rencontres d’évaluation du personnel d’encadrement de sa direction?;
- Autorise les relevés de présence du personnel d’encadrement sous la responsabilité de son supérieur immédiat?;
- Participe à la réalisation et la coordination des communications intra et inter directions et assure le support administratif auprès de son supérieur immédiat et des gestionnaires de sa direction?;
- Est responsable de l’approvisionnement (fournitures diverses) pour sa direction?;
- S’assure de la saine gestion de la petite caisse de sa direction?;
- Effectue les appels de services divers pour sa direction?;
- Voit au maintien et au suivi de certaines opérations en l’absence de son supérieur immédiat?;
- Agit à titre de personne-ressource de sa direction pour l’établissement?;
- Effectue toutes autres tâches connexes à la demande du supérieur immédiat

Responsabilité à la sécurité :
- Fait preuve de comportements sécuritaires dans la réalisation de ses diverses activités;
- S’assure que les aires de circulation soient sécuritaires;
- Voit à la propreté et la salubrité des lieux;
- Se conforme aux pratiques de contrôle des infections afin de prévenir la transmission de maladies;
- Connaît et applique le plan des mesures d’urgence.

Exigences :

Académique:
- Diplôme d’études collégiales en techniques administratives (incluant la bureautique); ou
- Certificat d’études collégiales, attestation études collégiales (administration); ou
- Baccalauréat en sciences de l’administration, de la gestion ou lié à la fonction: ou
- Deux (2) certificats universitaires dans une discipline pertinente avec une année d'expérience dans le domaine ou un (1) certificat universitaire dans une discipline pertinente avec deux (2) années d'expérience dans le domaine.

PROFIL DE COMPÉTENCES
- Capacité décisionnelle et initiative;
- Orientation sur l’atteinte des résultats ;
- Grande capacité d’adaptation, d’analyse, d’autonomie et de jugement;
- Bonne gestion du stress et rythme de travail soutenu;
- Sens des responsabilités et souci de la qualité;
- Grande discrétion;
- Sens des priorités aiguisées et excellente capacité à s'organiser;
- Esprit créatif et novateur par rapport aux méthodes de travail;
- Grandes habiletés interpersonnelles.

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Le CISSS de la Montérégie-Est applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.