Offre d'emploi

Description :

Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Est est à la recherche de candidates et de candidats afin de pourvoir le poste de technicien(ne) en administration soutien à la gouvernance. Notre organisation, innovante et en constante évolution, comprend plus de 16 000 employés et un budget de plus de 1 milliard de dollars.

Sommaire
Personne qui assiste la directrice générale adjointe (DGA) soutien, administration et performance dans l’accomplissement de son mandat. Principale collaboratrice auprès de sa gestionnaire, elle la soutient dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa direction générale adjointe, dans la planification et la gestion de son temps et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers.
Elle assiste la directrice générale adjointe dans ses fonctions administratives et voit au bon fonctionnement des activités de la direction générale adjointe dans le cadre de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, de ses règlements ainsi que toutes les autres lois régissant les services de santé. Pour ce faire, elle coordonne les ressources cléricales dans les opérations administratives. Elle assiste également la directrice générale adjointe dans sa responsabilité d’application et de mise en œuvre des orientations de la direction générale adjointe.
Elle accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies des services sous sa direction générale adjointe et du réseau de la santé et des services sociaux. Elle s’assure du respect des directives, des échéanciers, des processus et des procédures de fonctionnement du secrétariat de la direction générale adjointe. Elle voit aux relations internes et externes de celle-ci.
Elle assure le suivi des décisions de la directrice générale adjointe auprès des gestionnaires concernés de la direction générale adjointe. Elle détermine les actions à poser, informe son supérieur ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Elle a la responsabilité de fournir des réponses à toutes questions, de toutes natures en s’assurant du respect des normes et des pratiques de l’établissement. Elle règle tous problèmes relevant de sa compétence. Elle assure l’intégration du nouveau personnel administratif au sein de sa direction générale adjointe en collaboration avec ses collègues des directions sous la gouverne de la direction générale adjointe.

Fonctions spécifiques
• Gère l’agenda du supérieur immédiat, convoque, planifie les réunions, les rencontres et les formations (internes et externes) en fonction des dossiers prioritaires et des échéanciers prescrits;
• Prépare les dossiers de sa directrice générale adjointe selon l’horaire prévu;
• Assure le suivi et le classement du courrier électronique de son supérieur immédiat;
• Prend les appels téléphoniques, répond aux demandes d’informations et assure les suivis requis;
• Prépare les avis de convocation, les ordres du jour ainsi que la documentation afférente aux comités présidées par sa directrice générale adjointe, assure la logistique requise, rédige les comptes rendus et effectue les suivis nécessaires suite aux rencontres pour lesquelles son supérieur immédiat agit à titre de président;
• Prépare la documentation à déposer aux instances internes et externes et en collaboration avec sa directrice générale adjointe, assure les suivis des dossiers relevant de sa direction générale adjointe selon les échéanciers fixés;
• Effectue le suivi des décisions prises par sa directrice générale adjointe et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation;
• Représente l’employeur lors de l’approbation des relevés de présence des cadres sous l’autorité de la directrice générale adjointe;
• Conçoit et rédige tous les documents administratifs (sommaires exécutifs, notes de service, communiqués, projets de lettre, présentations, rapports, politiques, procédures, organigrammes, etc.);
• Voit à la complétion de formulaires ou sondages exigés et requis par le ministère de la Santé et des Services sociaux et les autres instances internes et externes selon les échéanciers prescrits tels que les demandes médias, redditions de comptes, etc.;
• Répond aux demandes des directeurs, des directeurs adjoints, des gestionnaires et des membres du personnel, s’assure des suivis, règle les problèmes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponses à celles-ci;
• Est responsable de la gestion documentaire et de l’approvisionnement en fournitures de bureau et en équipements pour sa direction générale adjointe;
• Participe au processus de sélection des techniciennes en administration en soutien à la gouvernance;
• Assiste la directrice générale adjointe dans la période d’évaluation d’un nouvel employé (technicienne en administration ou agente administrative);
• S’implique dans des dossiers de nature confidentielle ou patronale pour les directions « oranges » comme des licenciements, embauches, appréciation de la contribution, progression salariale des cadres, etc.;
• Agit à titre de personne-ressource au sein de la direction générale adjointe soutien, administration et performance et des diverses instances internes et partenaires externes;
• S’assure du respect des règles de conservation des dossiers, de confidentialité et de la qualité des opérations administratives au sein de sa direction générale adjointe;
• Apporte les changements et les modifications nécessaires dans un processus d’amélioration continue du fonctionnement administratif de sa direction générale adjointe;
• Agit à titre d’expert-conseil pour le plan de développement des compétences pour les techniciennes en administration non syndiquées de l’établissement et du personnel administratif de sa direction générale adjointe;
• Instaure les meilleures pratiques et s’assure de la rigueur professionnelle et du respect des standards de qualité du personnel de la direction en matière de bureautique et identifie les besoins de formation le cas échéant;
• Agit à titre de « leader » et « coach » auprès des techniciennes en administration de sa direction générale adjointe, assure un soutien et apporte des conseils en bureautique ou dans l’organisation de travail auprès des collègues de travail.

Profil recherché
• Sens des responsabilités et de l’organisation;
• Capacité décisionnelle et initiative;
• Souci de la qualité et rigueur;
• Grande capacité d’adaptation, d’analyse, d’autonomie et de jugement;
• Bonne gestion du stress et rythme de travail soutenu;
• Sens aiguisé des priorités et excellente capacité à s’organiser;
• Esprit créatif et novateur relatives aux méthodes de travail;
• Grandes habiletés interpersonnelles, discrétion, tact et confidentialité.

Ce que nous t’offrons :
- 4 semaines de vacances après un an de service
- Salaire entre 24.21$ et 32.32$ selon ton expérience
- Un régime d'assurances collectives
- Un régime de retraite
- Une équipe de travail compétente
- Un emploi stimulant et stable dans des milieux structurés, chaleureux et dynamiques
- De la formation et un encadrement continu
Un emploi où s'intègrent travail et plaisir, c'Est-ici!

Exigences :

Académique :
• Diplôme d’études collégiales en techniques administratives (incluant la bureautique) ou;
• Certificat d’études collégiales, attestation études collégiales (administration) ou;
• Baccalauréat en sciences de l’administration, de la gestion ou lié à la fonction ou;
• Deux (2) certificats universitaires dans une discipline pertinente avec une année d'expérience dans le domaine;
• Ou un (1) certificat universitaire dans une discipline pertinente avec deux (2) années d'expérience dans le domaine.
Expérience :
• Expérience minimale de trois (3) ans en soutien à la gouvernance;
• Expérience significative au sein des services administratifs et de soutien;
• Expérience significative en gestion de comités et d’agendas;
• Expérience significative du secteur de la santé et des services sociaux, de son administration, de son cadre légal et des enjeux au sein d’un établissement d’envergure.

Compétences :
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, Visio, Acrobat Pro et des plateformes virtuelles telles que Teams, Zoom, Smartsheet, etc.;
• Qualités supérieures de rédaction, de révision et de mise en page de documents administratifs (rapports, études, politiques, procédures, cadres de référence, outils de gestion, etc.);
• Capacité de synthèse et d’analyse.

Remarques :

Intéressé par l’emploi de technicien ou technicienne en administration soutien à la gouvernance à St-Hyacinthe?

Merci d’adresser votre candidature dans les meilleurs délais.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature et nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Prendre note que les candidatures à l’interne seront privilégiées.
Le CISSS de la Montérégie-Est applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature.
Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.
L’emploi du masculin a pour but d’alléger la lecture du texte.