Offre d'emploi

Description :

Occuper un emploi du secteur public dédié au domaine de la santé et des services sociaux, c’est avoir envie de servir et d’offrir ses compétences au service de la population.
Avec ses 15 500 employés, la grande famille du CISSS de la Montérégie-Est représente le plus grand employeur de la région. L’organisation a à cœur sa mission et la soutient en encourageant l’engagement, la collaboration et le bien-être de ses employés.
Vous y trouverez une équipe dédiée, de futurs collègues et amis, ainsi que des opportunités d’emploi stimulantes et des possibilités d’évolution de carrière.
Actuellement, le CISSS de la Montérégie-Est recrute pour combler un poste de spécialiste en procédés administratifs à temps complet, au bureau de la présidence-direction générale adjointe.
La personne sera appelée à travailler dans un environnement complexe et diversifié comprenant multiples installations, missions et professions.


Libellé
Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services. Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.

Sommaire de la fonction
Sous l’autorité de la présidente-directrice générale adjointe (PDGA), le titulaire du poste a comme principale responsabilité de supporter cette dernière dans ses fonctions et d’apporter un soutien administratif dans le but de contribuer à l’atteinte des objectifs de la présidente-directrice générale adjointe. Il favorise ainsi la collaboration et agit à titre de personne-ressource dans son champ de compétence.

À cet effet, le titulaire du poste:
- Assure la gestion et le suivi des mandats de la PDGA en prenant connaissance des demandes, en préparant les instructions pertinentes aux directeurs / gestionnaires chargés d’en faire le traitement, en effectuant le suivi des demandes pour s’assurer du respect des échéances ou du caractère complet et professionnels des réponses transmises. Recueille auprès des personnes concernées les informations nécessaires à la bonne compréhension des dossiers et demande les corrections qui s’imposent ou elle en suggère des modifications.
- Assure la coordination et la consolidation des nombreux suivis entrants au bureau de la PDGA.
- Assume une autorité fonctionnelle sur le personnel administratif du bureau de la PDGA, en coordonne les travaux et en contrôle la qualité.
- Prend des initiatives et fait preuve de proactivité au quotidien dans la prise de décision et la réalisation de tâches dans son champ de compétences.
- Organise, planifie et s’assure du bon déroulement de l’ensemble des comités relevant de la PDGA (convocations, aspect logistique, documentation et suivis). Assiste à ces rencontres pour la prise de notes et s’assure que les suivis (pré et post-rencontre) demandés soient réalisés.
- Élabore et propose des solutions pour améliorer le fonctionnement du bureau de la PDGA et de l’ensemble des directions relevant du directorat des programmes sociaux, santé et réadaptation. Anime les caucus des techniciens de la gouvernance de la direction.
- Connaît les politiques, procédures et règlements en place applicable dans son domaine et assure la vigie quant à leur respect pour le directorat.
- Tient à jour le système de classement au sein du bureau de la PDGA dans le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement.

Personne d’expérience, hautement crédible, la personne recherchée est dotée d’une grande capacité à traiter de multiples dossiers de façon simultanée. Elle possède de fortes habiletés en communication et en résolution de problèmes ainsi qu’une capacité à résoudre de manière créative des situations complexes. Dotée d’une grande écoute et d’un grand souci de la clientèle, elle agit avec rigueur ainsi qu’avec un sens éthique élevé. Elle se démarque par sa rigueur, son sens de l’organisation du travail et le respect des échéanciers.

Vos responsabilités vous amèneront à travailler dans un environnement stimulant, composé de situations diversifiées. Vous assurerez la liaison entre le bureau du PDG et celui de la PDGA et des dossiers conjoints.
Vous assurerez la liaison entre le bureau du PDG et celui de la PDGA et des dossiers conjoints. Vous serez appelée à suivre la présidente-directrice générale adjointe dans ses déplacements dans les différentes installations.

Fonctions spécifiques
Sous l'autorité du supérieur immédiat, le titulaire du poste assiste ce dernier dans l'accomplissement de son mandat. Principale collaboratrice du supérieur immédiat, elle le soutient dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa direction, dans la planification et la gestion de son temps (agenda) et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers.

- Participe à la planification, à l'organisation, à la coordination et à l'évaluation de certaines activités du directorat;
- Assiste, fait la prise de notes et rédige les comptes rendus lors des comités stratégiques internes et externes;
- Est responsable du fonctionnement administratif et du personnel administratif au sein de la direction afin d'optimiser les méthodes de fonctionnement et soutenir le développement des compétences du personnel;
- Participe à l’élaboration et à la révision des politiques de la direction;
- Agit au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés;
- Contribue à l’amélioration continue des activités du bureau de la PDGA et au développement d’outils efficients pour l’ensemble des directorats des programmes sociaux, santé et réadaptation;
- Assure le suivi du courrier électronique, rédige les accusés de réception et les réponses le cas échéant;
- Priorise le traitement des différentes demandes (incluant appels téléphoniques);
- Est responsable de la gestion documentaire;
- Appelé à accompagner la PDGA dans les diverses installations;
- Effectue toute autre tâche connexe relevant de sa compétence à la demande de son supérieur.

Exigences :

• Détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée;
• Excellente connaissance du réseau de la santé et des services sociaux;
• Un minimum de 3 à 5 ans d’expérience en soutien à la gouvernance;
• Excellente capacité de synthèse;
• Expérience de prise de notes lors des rencontres et de rédaction de comptes rendus et procès-verbaux;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Excellente capacité de rédaction;
• Maîtrise de l’environnement Windows, des outils bureautiques et de Microsoft 365;
• Toute combinaison d’expérience pertinente et de programme d’études en cours ou planifié pourrait être considérée.

Profil recherché
• Solides aptitudes à la rédaction et à la communication (écrite et verbale);
• Extrêmement soucieux du détail afin de garantir l’exactitude et la qualité de toutes les tâches;
• Bonnes compétences analytiques, capable d’influencer les autres et de les aider à mettre en œuvre des processus;
• Excellentes compétences organisationnelles, y compris la capacité à gérer des priorités multiples et souvent concurrentes sous pression pour respecter des délais serrés;
• Capable de maintenir un haut niveau d’intégrité et de discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
• Grande capacité à travailler en équipe;
• Grandes habiletés interpersonnelles, tact et diplomatie.

Des tests de qualifications seront demandés lors du processus de sélection.

Ce que nous t’offrons :
- Un emploi près de chez toi
- Possibilité de travailler à partir de Longueuil ou St-Hyacinthe
- Un emploi à temps complet permanent
- 4 semaines de vacances après un an de service
- Salaire entre 25.07$ et 46.30$ selon ton expérience
- Un régime d'assurances collectives
- Un régime de retraite
- Une équipe de travail compétente
- Un emploi stimulant et stable dans des milieux structurés, chaleureux et dynamiques
- De la formation et un encadrement continu
Un emploi où s'intègrent travail et plaisir, c'Est-ici!

Remarques :

Intéressé par l’emploi de spécialiste en procédés administratif ?

Merci d’adresser votre candidature dans les meilleurs délais.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature et nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Prendre note que les candidatures à l’interne seront privilégiées.
Le CISSS de la Montérégie-Est applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature.
Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.
L’emploi du masculin a pour but d’alléger la lecture du texte.