Offre d'emploi

Description :

Occuper un emploi du secteur public dédié au domaine de la santé et des services sociaux c’est avoir envie de servir et d’offrir ses compétences au service de la population.
Avec ses 15 000 employés, la grande famille du CISSS de la Montérégie-Est représente le plus grand employeur de la région. L’organisation a à cœur sa mission et la soutient en encourageant l’engagement, la collaboration et le bien-être de ses employés.
Vous y trouverez une équipe dédiée, de futurs collègues et amis, ainsi que des opportunités d’emploi stimulantes et des possibilités d’évolution de carrière.
Actuellement, le CISSS de la Montérégie-Est recrute pour combler un poste de spécialiste en procédés administratifs à temps complet, au bureau de la Présidence-direction générale.
La personne sera appelée à travailler dans un environnement complexe comprenant multiples installations, mission s et professions.

Libellé
Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs, dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.
Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.

Sommaire
Sous l'autorité de l’adjointe à la présidente-directrice générale, la personne sera responsable des activités entourant la procédure de sollicitation des dons auprès des fondations du CISSS de la Montérégie-Est, du suivi de l’utilisation des sommes reçues et de rendre disponibles les tableaux de bord et de suivis.
Elle contribue, en collaboration avec les conseillères cadres au bureau de la présidente-directrice générale, à la planification, la préparation et les suivis des séances du conseil d’administration ainsi que des rencontres des comités du conseil d’administration. À cet égard, elle assiste à certaines réunions des comités du conseil d’administration et en rédige les procès-verbaux. Elle peut être appelée à assister aux séances du conseil d’administration ou à des rencontres de gestion présidée par la présidente-directrice générale.
Elle coordonne et supervise également les suivis requis dans le cadre de l’application du Règlement du conseil d’administration au regard des déclarations d’intérêt, de l’exclusivité de fonction et de gestion des conflits d’intérêts.
Elle contribue au développement d’approches novatrices orientées vers la qualité et la performance des dossiers sous sa responsabilité. Également, elle doit concevoir et mettre en place des processus de suivis et développer les indicateurs spécifiques à ces secteurs d’activités.
La personne pourrait être appelée à remplacer, au besoin, les conseillères cadres oeuvrant au bureau de la PDG.

Fonctions spécifiques de la ou le spécialiste en procédés administratifs :
Selon les objectifs et les orientations du bureau de la PDG, le/la spécialiste en procédés administratifs soutient l’adjointe à la PDG dans les mandats et suivis relevant du Bureau de la PDG :

• Planifier, coordonner et superviser le processus annuel de sollicitation des dons auprès des fondations et en assurer le suivi auprès de l'adjointe à la PDG.
• Travailler en étroite collaboration avec les services du génie biomédical, de la comptabilité et des approvisionnements pour le suivi des dons des fondations;
• Préparer et coordonner la correspondance requise dans le cadre de la collaboration avec les fondations;
• Concevoir, élaborer et proposer les indicateurs de gestion permettant d’assurer le suivi des dons des fondations par le biais d’un tableau de bord de gestion;
• Planifier et préparer les salles de pilotage tactique pour le suivi des dons des fondations;
• Planifier et préparer la documentation des rencontres avec les dirigeants des fondations;
• Préparer la documentation à déposer au conseil d’administration du CISSS de la Montérégie-Est concernant les fondations;
• Informer sa supérieure immédiate de tous les enjeux relatifs aux suivis des engagements auprès des fondations;
• Concevoir et réviser les outils de référence ainsi que les activités de formation à remettre aux nouveaux gestionnaires lors de leurs journées d’intégration;
• Au besoin, participer avec l’adjointe à la PDG, aux activités de formation et d’intégration des nouveaux gestionnaires;
• Assurer le suivi de l’application du Règlement du conseil d’administration au regard des déclarations d’intérêt, d’exclusivité de fonction et de la gestion des conflits d’intérêts, en collaboration avec la Direction des ressources humaines, des communications et des affaires juridiques;
• Identifier, élaborer et concevoir les indicateurs de gestion concernant les déclarations d’intérêt et d’exclusivité de fonction et en assurer le suivi par les instances concernées;
• Tenir à jour le registre des déclarations d’intérêt et d’exclusivité de fonction des dirigeants ainsi que le registre des déclarations d’intérêts des gestionnaires;
• Produire et planifier la documentation requise pour les suivis auprès des instances;
• Produire et planifier la documentation pour les séances du conseil d’administration et les rencontre des comités du conseil d’administration, en collaboration avec l’équipe du Bureau de la PDG;
• Assister, prendre les notes et rédiger les procès-verbaux des comités du conseil d’administration (Comité d’audit et comité des immobilisations, environ 12 rencontres annuellement);
• Collaborer à la planification et à la mise à jour de l’agenda prévisionnel d’autorisation;
• Participer avec l’équipe du Bureau de la PDG, à la préparation des comités stratégiques présidés par la PDG (Forum des dirigeants, comité exécutif de direction, comité de direction, rencontres régionales…);
• Contribuer à l’atteinte des objectifs du plan annuel;
• Contribuer à l’amélioration continue des activités du Bureau de la PDG et au développement d’outils efficients pour son service.

Exigences :

Exigences reliées au poste de spécialiste en procédés administratifs:
• Détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée;
• Excellente connaissance du réseau de la santé et des services sociaux;
• Connaissance des processus de collaboration et de sollicitation auprès des fondations et des obligations législatives et règlementaires dans ce domaine;
• Connaissance des processus de comptabilité;
• 5 ans d’expérience de soutien à la gouvernance;
• Excellente capacité de synthèse;
• Expérience de prise de notes lors des rencontres et de rédaction de comptes-rendus et procès-verbaux;
• Excellente maîtrise du français;
• Excellente capacité de rédaction;
• Maîtrise de l’environnement Windows, des outils bureautiques et de la suite office 365;
• Connaissance du développement d’indicateurs de gestion;
• Connaissance avancé du logiciel Excel;

Profil de compétence
• Capacité à développer des méthodes de travail, des outils de gestion et des outils de suivis novateurs;
• Capacité décisionnelle et initiative;
• Grande capacité d’adaptation, d’analyse, d’autonomie et de jugement;
• Bonne gestion du stress et capacité de rythme de travail soutenu;
• Sens des responsabilités;
• Grande rigueur et souci de la qualité;
• Grande discrétion et respect de la confidentialité;
• Sens des priorités aiguisées et excellente capacité à s'organiser;
• Grande capacité à travailler en équipe;
• Capacité à travailler dans un contexte d’ambiguïté;
• Grandes habiletés interpersonnelles, tact et diplomatie.

Tests requis
• Français avancé, test spécifique;
• Word avancé;
• Excel avancé;
• Composition avancée – Composition spécifique à la rédaction de procès-verbaux.

Ce que nous t’offrons :
- Un emploi près de chez toi
- Un emploi à temps complet
- 4 semaines de vacances après un an de service
- Salaire entre 23.63$ et 43.63$ selon ton expérience
- Un régime d'assurances collectives
- Un régime de retraite
- Une équipe de travail compétente
- Un emploi stimulant et stable dans des milieux structurés, chaleureux et dynamiques
- De la formation et un encadrement continu
Un emploi où s'intègrent travail et plaisir, c'Est-ici!

Remarques :

Intéressé par l’emploi de spécialiste en procédés administratifs au CISSS de la Montérégie – Est à Saint-Hyacinthe?
Merci d’adresser votre candidature dans les meilleurs délais.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature et nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Prendre note que les candidatures à l’interne seront privilégiées.
Le CISSS de la Montérégie-Est applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.
L’emploi du masculin a pour but d’alléger la lecture du texte.